Comment planifiez-vous le travail en binôme ? Comment les tâches sont-elles réparties ?
Nous planifions les tâches en fonction de la charge de travail des missions et nous effectuons les tâches selon leur priorité. Le calendrier des réunions est flexible, donc dès qu’il y a un point à discuter, une idée ou une question, nous nous appelons ou utilisons Teams pour communiquer. Il nous arrive également d’aborder des points essentiels de certains dossiers lors de nos pauses déjeuner que nous prenons ensemble dans ce but.
Utilisez-vous des outils permettant de vous organiser au quotidien ?
Oui, plusieurs ! Nous disposons d’un outil appelé « cockpit » qui nous permet de suivre la production. Plus récemment, nous avons également commencé à utiliser « Y A D’LA SAISIE », un logiciel utilisé par les comptables pour vérifier si les documents scannés sont disponibles pour le traitement comptable. Les responsables d’équipe ont un accès plus spécifique à ce logiciel. Ils peuvent y suivre la production et d’autres informations sur l’état d’avancement des dossiers et, plus généralement, sur les gains de productivité. Cet outil est très complet et, est idéal pour piloter et suivre l’évolution des dossiers.
Comment travaillez-vous avec les équipes de votre agence ?
Nous avons mis en place un suivi personnalisé de la production avec chaque collaborateur. Ceux sont eux qui en ont exprimé le besoin, ce qui nous a amené à établir une réunion hebdomadaire avec chaque membre. Cette organisation fonctionne bien, nous en sommes satisfaits.
Comment votre binôme fonctionne-t-il lorsque l’un est en congé ?
Nous faisons en sorte que nos congés ne se chevauchent pas. Par exemple, pendant l’été, la gestion s’est déroulée sans difficulté puisque la période était calme. Sinon, Rémy était là pour répondre aux questions des collaborateurs, tout comme Anne Sexe, directrice de secteur. Il est important de prendre en compte les congés de chacun et de planifier en conséquence.
Avez-vous des conseils pour une organisation réussie ? Quelles compétences interpersonnelles faut-il avoir ?
Pour une organisation réussie, il est effectivement nécessaire d’avoir des compétences interpersonnelles. La communication est primordiale car elle permet de progresser correctement sur un sujet. Le collaborateur doit également faire preuve de disponibilité et être présent. Par exemple, si l’un est en réunion et qu’un comptable a besoin d’aide, l’autre personne doit être à l’écoute du collaborateur et être disponible pour le soutenir.
Quels sont les avantages et les inconvénients du travail en binôme ?
L’avantage à travailler en binôme réside dans le fait que nous sommes plus réactifs car nous ne sommes que deux, ce qui facilite l’approche d’un sujet. Cela réduit également le nombre de réunions, permettant d’avoir plus de temps pour produire et suivre chaque tâche. L’inconvénient est que le calendrier n’est pas fixe, car il dépend fortement de la nature des dossiers en cours et de leur urgence.
Votre équipe s’est donc élargie, comment procédez-vous maintenant ?
L’équipe a été renforcée avec la prise de poste de Guillaume en tant que responsable d’une deuxième équipe comptable sur notre site, les réunions sont donc plus structurées. En effet, un rapport écrit était rédigé chaque semaine, désormais c’est tous les 15 jours. Sur celui-ci sont inscrits : les points à améliorer, les suivis de dossier, les avancés, les points réalisés…
